Utracona dokumentacja pracownicza a świadczenia emerytalno-rentowe z ZUS - Powroty.gov.pl

Co w sytuacji, gdy zgubiliśmy np. świadectwo pracy, a zakład pracy, w którym moglibyśmy uzyskać duplikat, już nie istnieje? Gdzie szukać zaginionej dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie w Polsce? Odpowiadamy.

Krótko o dokumentach wymaganych w ustalaniu prawa do świadczeń

Dokumentami potrzebnymi do ustalenia prawa do emerytury lub renty oraz określenia jej wysokości są (w zależności od indywidualnej sytuacji wnioskującego) m.in.:

• świadectwa pracy, zaświadczenia zakładów pracy wydane na podstawie posiadanych dokumentów, wpisy w legitymacji ubezpieczeniowej, zaświadczenia z powiatowego urzędu pracy, które potwierdzają okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych czy zaświadczenia z uczelni potwierdzające okresy odbycia studiów.

Oryginały czy kopie?

Do wniosku wymaga się dołączenia oryginalnych dokumentów lub ich kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez notariusza, zagraniczną instytucję ubezpieczeniową albo konsula RP.

Nie ma konieczności potwierdzania dokumentów wydanych przez archiwa lub inne instytucje przechowywujące dokumenty zlikwidowanych zakładów pracy.

Gdzie szukać utraconej dokumentacji w Polsce?

W takiej sytuacji najlepiej w pierwszej kolejności skorzystać ze strony archiwa.gov.pl: https://archiwa.gov.pl/szukaj/dokumentacja-pracownicza/. Na stronie znajdziemy wyjaśnienia i wskazówki co do miejsc, w których dokumentacja może być przechowywana wraz ze wskazaniem przydatnych wyszukiwarek.

Dokumenty, które potwierdzają zatrudnienie i zarobki może wystawić także syndyk lub likwidator zakładu będącego w trakcie likwidacji. Dokumentację zlikwidowanego zakładu pracy często przejmował wojewoda lub właściwy minister, który był organem założycielskim albo organem nadrzędnym zakładu pracy.

Przy wyszukiwaniu miejsca przechowywania dokumentacji pomocna może okazać się nazwa przedsiębiorstwa. Jeżeli w nazwie występuje określenie typu: „Wojewódzkie Przedsiębiorstwo…”, „Miejskie Zakłady…”, warto zwrócić się do archiwów istniejących przy urzędzie wojewódzkim lub urzędzie miasta.

Dokumenty zlikwidowanych państwowych przedsiębiorstw lub zakładów pracy mogą znajdować się w zasobach Archiwum Ministerstwa Rozwoju i Technologii (00–507 Warszawa, plac Trzech Krzyży 3/5).

Wykaz zlikwidowanych zakładów, których dokumenty znajdują się w zasobach Archiwum Ministerstwa Rozwoju i Technologii, jest dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju i Technologii w zakładce zawierającej wykaz zlikwidowanych zakładów.

Informację o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej części zlikwidowanych zakładów pracy można uzyskać także w ZUS. Bazę można przeszukiwać wg nazwy zakładu pracy.

Dokumentów płacowych i osobowych można szukać również poprzez:

• Archiwum Państwowe – Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku (05–822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1) – ewidencja dostępna jest na stronie www.warszawa.ap.gov.pl w wyszukiwarce dokumentacji osobowej i płacowej;
• Archiwum Spółdzielcze Krajowej Rady Spółdzielczej w Warszawie (05–080 Mościska, ul. 3 Maja 101/103) – ewidencja dostępna jest na stronie Krajowej Rady Spółdzielczej;
• W przypadku firm zatrudniających do 20 pracowników potwierdzenie okresów ubezpieczenia/zatrudnienia może wydać jednostka ZUS właściwa ze względu na siedzibę firmy lub miejsce wykonywania pracy. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może potwierdzić także okres prowadzenia działalności na własny rachunek oraz okres wykonywania wolnego zawodu.

Czytaj także: Dokumentacja pracownicza a zlikwidowany zakład pracy

Zeznania świadków

Jeśli nie mamy możliwości odnalezienia dokumentów zlikwidowanego zakładu pracy, ZUS może również uznać okresy zatrudnienia na podstawie zeznań świadków, którzy pracowali w zlikwidowanym zakładzie pracy, ale pod pewnymi warunkami.

Zeznaniami świadków może być udowodnione:

• zatrudnienie przed 15 listopada 1991 r., jeżeli dana osoba pracowała w wymiarze minimum połowy etatu oraz miała ukończone 15 lat;
• zatrudnienie po 15 listopada 1991 r., jeżeli wskutek powodzi w lipcu 1997 r. i w 2010 r. utracono dokumenty;
• zatrudnienie młodocianych pracowników przed 1 stycznia 1975 r., gdy pracodawca nie ma dokumentacji i nie może potwierdzić, że zawarł umowę z daną osobą albo potwierdzi, że zawierał umowy z młodocianymi pracownikami, ale nie ma pełnej dokumentacji i nie może potwierdzić, że zatrudniał konkretnego młodocianego pracownika.

Anna Gawrylik (Powroty.gov.pl)

Źródło: