Rejestracja zagranicznych aktów stanu cywilnego w polskim rejestrze. Kiedy jest obowiązkowa?
Artykuł zgodny ze stanem prawnym na dzień: 2023-10-09
Urodzenie, zawarcie małżeństwa czy zgon są w Polsce odnotowywane i rejestrowane w urzędach stanu cywilnego. Rejestracja skutkuje wydaniem polskich aktów stanu cywilnego - aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu. Czy w przypadku, gdy zdarzenia te mają miejsce za granicą, urzędy w Polsce odnotowują to w polskim rejestrze? Odpowiedź brzmi: „tak”, ale tylko pod warunkiem, że sprawę rejestracji zagranicznych aktów stanu cywilnego zainicjujemy w urzędzie stanu cywilnego.
Na wstępie warto określić, na czym polega transkrypcja zagranicznego dokumentu. Art. 104 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stanowi, że transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.
Oznacza to, że polski akt stanu cywilnego będzie odpowiadał treścią temu, który został wydany za granicą.
Ważne! Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o transkrypcję, ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.
Czy transkrypcja zagranicznych aktów stanu cywilnego jest obowiązkowa?
Transkrypcja jest obowiązkowa w trzech przypadkach, tj. dotyczy ona sytuacji, w których obywatel RP:
- którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego;
- ubiega się o polski dokument tożsamości lub
- ubiega się o nadanie numeru PESEL.
Wnioskowanie o dokumenty tożsamości a transkrypcja
Konieczność dokonania transkrypcji zagranicznych aktów urodzenia dotyczy np. dzieci posiadających polskie obywatelstwo, dla których rodzice wnioskują o wydanie im pierwszych polskich dokumentów tożsamości (paszportu lub dowodu osobistego).
Warto mieć na uwadze, że dokument tożsamości wraz z numerem PESEL jest w Polsce wymagany np. do korzystania z usług publicznej służby zdrowia lub gdy rodzice dziecka wnioskują o objęcie go opieką w żłobku. Ponadto, polscy obywatele (również dzieci posiadające np. podwójne obywatelstwo) są zobowiązani do legitymowania się polskim paszportem lub dowodem osobistym podczas przekraczania polskiej granicy.
Czytaj więcej: Jak uzyskać pesel dla małoletnich urodzonych i mieszkających za granicą
Transkrypcję jest zobowiązana przeprowadzić również osoba, która w wyniku zawarcia małżeństwa za granicą zmieniła nazwisko i zamierza złożyć wniosek o nowy, aktualny polski paszport lub dowód osobisty.
Warto pamiętać, że obowiązek wymiany dokumentów, gdy następuje zmiana danych osobowych, nakładają przepisy ustawy o dokumentach paszportowych i dowodach osobistych. W przypadku zmiany nazwiska, np. wskutek zawarcia małżeństwa, dokumenty są unieważniane w ciągu 120 dni od dnia zarejestrowania zmiany danych w rejestrze PESEL.
Anna Gawrylik
(Powroty.gov.pl)
