Specjalista / Specjalistka ds. administracyjno - biurowych

Miejsce pracy: Warszawa

Twój zakres obowiązków

• Nadzór nad codziennym funkcjonowaniem biura i recepcji oraz obsługa urządzeń biurowych

• Obsługa telefoniczna i mailowa biura; przyjmowanie i wysyłka korespondencji (elektronicznej, tradycyjnej i kurierskiej)

• Prowadzenie archiwum oraz dbanie o prawidłowy obieg dokumentów; wsparcie procesów digitalizacji

• Zarządzanie dostawcami, materiałami biurowymi, fakturami zakupowymi i umowami

• Zapewnienie zaopatrzenia biura we wszystkie niezbędne materiały umożliwiające komfortową pracę zespołu

• Wystawianie faktur sprzedażowych

• Koordynacja onboardingu i offboardingu pracowników oraz wsparcie procesów HR

• Kontakt i współpraca z pracownikami, współpracownikami, zleceniobiorcami oraz spółkami powiązanymi

• Wsparcie IT oraz administracja folderami w MS Teams; porządkowanie dokumentacji i zarządzanie dostępami

• Zarządzanie bezpieczeństwem biura oraz dokumentacją compliance

• Wsparcie w projektach Grupy Leinonen

• Sporządzanie dokumentacji, raportów i protokołów

• Organizacja spotkań

• Dbanie o utrzymanie przyjaznej atmosfery w zespole i pozytywnego wizerunku firmy

Nasze wymagania

• Praktyczna znajomość MS Office
• Doświadczenie w pracy biurowej min. 2 lata
• dobra znajomość j. angielskiego (poziom minimum B1) w mowie i piśmie
• Wykształcenie minimum średnie
• Dyspozycyjność
• Komunikatywność
• Proaktywność i samodzielność po wdrożeniu
• Doskonała organizacja pracy i umiejętność działania wielozadaniowego
• Umiejętność pracy w zespole – otwartość, współpraca i dbałość o dobre relacje

Mile widziane

• Wykształcenie wyższe w zakresie administracji, zarządzania lub kierunków pokrewnych
• Doświadczenie w fakturowaniu klientów

Benefity

• dofinansowanie zajęć sportowych
• prywatna opieka medyczna
• dofinansowanie nauki języków
• dofinansowanie szkoleń i kursów
• ubezpieczenie na życie
• elastyczny czas pracy
• spotkania integracyjne
• brak dress code’u
• kawa / herbata
• paczki świąteczne

O nas

Leinonen Group jest międzynarodowym biurem księgowym działającym w 11 krajach Skandynawii oraz Europy Centralno‑Wschodniej. Nasze portfolio obejmuje księgowość, kadry i płace, podatki oraz administrację. Od ponad 30 lat wspieramy klientów w bezpiecznym i efektywnym prowadzeniu biznesu, stawiając na wysoką jakość obsługi i partnerskie relacje.

Obecnie szukamy świetnie zorganizowanej, proaktywnej i nastawionej na ludzi osoby, która zadba o sprawne funkcjonowanie naszego biura w Polsce. W tej roli będziesz wspierać pracowników, koordynować procesy wewnętrzne oraz budować profesjonalne i przyjazne środowisko pracy.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez LEINONEN POLAND sp. z o.o. z siedzibą w: Piękna 68, 00-672 Warszawa (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania.
Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji.
Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych.
Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach.
W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: recruitment@leinonen.pl.

Nie