Uznanie okresów pracy za granicą. Rozmowa z Piotrem Kalbronem, Okręgowym Inspektorem Pracy w Katowicach [WYWIAD] - Powroty.gov.pl

Chciałbym zacząć od przytoczenia art. 86 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, który wydaje się kluczowy dla uznania okresów pracy za granicą. Czytamy w nim, że udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych. Przepis ten wydaje się dość jasny, jednak warto rozwiać kilka wątpliwości. O ile dobrze rozumiem, nie ma znaczenia, czy praca za granicą była wykonywana w jednym z krajów UE, czy w kraju trzecim?

Przepis ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy nie rozróżnia miejsca świadczenia pracy za granicą. Istotne jest, że praca była wykonywana za granicą, natomiast nie ma różnicy w tym, czy była to praca świadczona w kraju Unii Europejskiej, czy spoza UE.

Od razu zapytam, czym są wspomniane w przepisie uprawnienia pracownicze?

Uprawnieniami pracowniczymi, o których mowa w przepisie będą te, które są uzależnione od długości ogólnego okresu zatrudnienia, czyli okresu zatrudnienia nabytego u wszystkich pracodawców. Dotyczy to zarówno uprawnień wynikających z Kodeksu pracy, jak i tych, które zostały przewidziane w danym zakładzie pracy. Przykładowo może to być:

• prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego,
• wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego,
• dodatek stażowy oraz nagroda jubileuszowa, o ile są przewidziane przepisami zakładowymi.

W przepisie jest mowa o udokumentowanych okresach. Rozumiem, że nie można takich okresów uznać na podstawie samej deklaracji pracownika, ale czy jest jakiś katalog dokumentów, które mogą to poświadczyć? Jakie są to najczęściej dokumenty?

Użyte w przepisie sformułowanie „udokumentowane” wskazuje na konieczność przedstawienia przez pracownika jakiegoś dokumentu potwierdzającego, że praca rzeczywiście była świadczona przez wskazany okres. Wynika z tego, że samo oświadczenie pracownika będzie niewystarczające. Z drugiej strony przepis nie zawiera zamkniętego katalogu dokumentów. Najczęściej będzie to świadectwo pracy, ale mogą to być także inne dokumenty, takie jak umowa o pracę, zaświadczenie wystawione przez pracodawcę, odcinki wypłat wynagrodzenia, zaświadczenie o objęciu pracownika ubezpieczeniem społecznym, zaświadczenie o wykonywaniu pracy, dokument podatkowy.

A może „dokument” należy rozumieć szeroko, zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie cywilnym (art. 77³), gdzie czytamy, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. W związku z tym, czy można uznać każdy dokument, który uprawdopodobni zagraniczne zatrudnienie? Czy może to być też dokument elektroniczny?

Przepis nie ogranicza katalogu dokumentów, które może przedstawić pracownik, chcąc potwierdzić swój staż pracy za granicą. Można więc przyjąć, że dokument elektroniczny również może pełnić taką funkcję. Powinien jednak spełniać, oprócz treści, określone wymagania wynikające z odrębnych przepisów dotyczące m.in. trwałości i techniki sporządzenia dokumentu.

Korzystne dla pracownika wydaje się też użycie sformułowania „udokumentowane”, a nie „udowodnione”. Czy dobrze rozumiem, że łatwiej jest takie okresy udokumentować niż udowodnić?

Sformułowanie „udowodnione” przewiduje przeprowadzenie postępowania dowodowego, w którym „dokument” może być tylko jedną z możliwości „udowodnienia”. W takim rozumieniu „udokumentowanie” jest rzeczywiście prostszą czynnością, ponieważ informacje wynikają z „dokumentu”. Z kolei postępowanie dowodowe może przewidywać również inne źródła informacji, jak np. zeznania świadków.

Często wątpliwość budzi to, czy zagraniczne dokumenty należy tłumaczyć (zgodnie z ustawą o języku polskim), czy wystarczy przedstawić oryginały?

Zweryfikowanie, czym jest dokument przedkładany przez pracownika może się odbyć tylko wtedy, gdy będzie zrozumiały dla pracodawcy. Pracodawca może więc żądać, poza okazaniem oryginału, również jego przetłumaczenia na język polski.

Jeżeli pracodawca zażyczy sobie tłumaczeń, kto powinien za nie zapłacić – pracodawca czy pracownik? Czy muszą być to tłumaczenia od tłumacza przysięgłego?

Ponieważ w interesie pracownika jest udokumentowanie okresu pracy, to ewentualne koszty tłumaczenia powinien zapewnić sobie sam pracownik. Przepisy prawa pracy nie przewidują obciążenia pracodawcy takimi kosztami. Natomiast z przepisów nie wynika, aby tłumaczenie było przeprowadzone przez tłumacza przysięgłego.

Czy to pracodawca decyduje o tym, czy uznać dany dokument, czy nie?

Pracodawca może ocenić, czy dokument rzeczywiście potwierdza staż pracy oraz czy jest wiarygodny. Jeżeli dokumenty nie budzą wątpliwości pracodawca powinien je uznać.

Co może zrobić pracownik, któremu pracodawca nie chce uznać okresów pracy za granicą, pomimo przedstawienia dokumentów?

Jeżeli pracodawca nie chce uznać przedstawionych dokumentów pracownik może odwołać się do sądu pracy. Najpierw jednak pracownik powinien zwrócić się do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o uznanie zagranicznego stażu pracy, a dopiero w przypadku odmowy skierować sprawę do sądu pracy.

Dziękuję za rozmowę.

Wojciech Napora (Powroty.gov.pl)

Piotr Kalbron - Okręgowy Inspektor Pracy w Katowicach. Jest absolwentem Wydziału Organizacji i Zarządzania Politechniki Śląskiej w Gliwicach. Ukończył również Studia Podyplomowe z zakresu Prawa Pracy w Uniwersytecie Jagiellońskim. W 2019 roku uzyskał tytuł MBA Excutive w Akademii WSB w Dąbrowie Górniczej.

W latach 2017 - 2020 pełnił funkcję zastępcy Okręgowego Inspektora Pracy ds. Prawno Organizacyjnych w OIP w Katowicach. Od dnia 1 kwietnia 2020 r. pełnił obowiązki Okręgowego Inspektora Pracy w Katowicach, a 1 stycznia 2022 r. został powołany na to stanowisko.

W 2023 roku wyróżniony Odznaką Honorową „Zasłużony dla Bezpieczeństwa w Górnictwie” przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego za działania mające na celu poprawę stanu bezpieczeństwa pracy w górnictwie.