Informacje zgodne ze stanem prawnym na dzień: 2021-11-30

Legalizacja zagranicznych dokumentów urzędowych

Mimo zasady domniemania autentyczności zagranicznych dokumentów urzędowych w praktyce wymagane jest ich poświadczanie.

Poświadczanie odbywa się poprzez:

Apostille

Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą.

Apostille nadaje się, jeśli dokument ma być użyty za granicą w kraju, który jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Aktualny wykaz państw stron Konwencji haskiej z 1961 r. jest dostępny na stronie internetowej lub w Referacie ds. Legalizacji MSZ.

Dokument poświadczony apostille może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa z pominięciem dodatkowych legalizacji.

Apostille wydawana jest na wniosek posiadacza dokumentu.

lub

Legalizacja konsularna

Legalizacja to poświadczenie, że dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą.

Więcej informacji na temat legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Uproszczenie przedkładania dokumentów urzędowych w UE

Dnia 16 lutego 2019 r. weszło w życie i jest bezpośrednio stosowane rozporządzenie PE i Rady (UE) 2016/1191 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012, zwane dalej "rozporządzeniem 2016/1191".

Tekst tego rozporządzenia w języku polskim można znaleźć na tej stronie.

Zmiany wprowadzone przez Rozporządzenie UE:

1. Zniesienie legalizacji i apostille

Rozporządzenie znosi legalizację i apostille w odniesieniu do dokumentów urzędowych wydanych w jednym państwie członkowskim UE (dalej: PCz), które mają być przedstawione w innym PCz.

Zasada ta dotyczy wszystkich dokumentów objętych zakresem rozporządzenia 2016/1191, tj.: dokumentów z zakresu:

• stanu cywilnego: urodzenia, małżeństwa, zgonu, imienia i nazwiska, zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, związków partnerskich;
• adopcji;
• miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu;
• obywatelstwa;
• braku wpisu w rejestrze karnym;
• udziału w wyborach lokalnych i do Parlamentu Europejskiego.

Dokument wydany w innym państwie członkowskim UE w ww. zakresie, każdy organ polski, w jakimkolwiek postępowaniu, powinien przyjąć bez konieczności żądania jego legalizacji lub apostille, jeśli jest on wymagany do realizacji sprawy.

Warto wiedzieć

Rozporządzenie 2016/1191 nie reguluje kwestii uznawania skutków prawnych przedmiotowych dokumentów. Oznacza to, że organy polskie nie przyjmą dokumentu, który nie jest uznawany np.: zgodnie z zasadą porządku prawnego!

Informacje, jakie konkretnie dokumenty (ich nazwy) z danego kraju członkowskiego UE, objęte są zakresem rozporządzenia 2016/1191, znajdują się na portalu e-Sprawiedliwość.

2. Liberalizacja zasad przedkładania uwierzytelnionych tłumaczeń i kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem

Rozporządzenie 2016/1191 wskazuje, że:

• nie można żądać przedstawienia jednocześnie oryginału dokumentu urzędowego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem;
• jeśli prawo krajowe dopuszcza przedstawienie kopii dokumentu w danej procedurze, może być to kopia wykonana w innym państwie członkowskim UE;
• organy mają obowiązek przyjmowania uwierzytelnionych tłumaczeń dokumentów, jeśli są sporządzone zgodnie z prawem jednego z państwa członkowskiego UE;
• nie można żądać tłumaczenia dokumentu, jeśli jest do niego załączony wielojęzyczny formularz standardowy UE;
• państwa członkowskie mogą zadeklarować akceptację dokumentów w innych językach.

Warto wiedzieć

Polska nie zadeklarowała akceptacji dokumentów w innych językach. Organy polskie będą więc przyjmować dokumenty z innych państw członkowskich UE tylko z wielojęzycznym formularzem standardowym UE albo z tłumaczeniem uwierzytelnionym na język polski wykonanym w dowolnym państwie członkowskim UE.

Informacje o zasadach sporządzania kopii tłumaczeń w innych PCz znajdują się na stronie e-Sprawiedliwość. 

3. Wprowadzenie wielojęzycznych standardowych formularzy

Wielojęzyczny standardowy formularz jest urzędowym tłumaczeniem załączanym do wybranych dokumentów urzędowych z zakresu urodzenia, potwierdzenia życia, zgonu, małżeństwa, zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa, stanu cywilnego, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, braku wpisu w rejestrze karnym. Formularz samodzielnie, a więc w oderwaniu od dokumentu, do którego został wydany, nie przedstawia żadnej wartości prawnej. Formularz wydawany jest na wniosek osoby uprawionej do otrzymania dokumentu urzędowego.

Warto wiedzieć

Każde z państw członkowskich samodzielnie określa wykaz dokumentów urzędowych, do których w tym państwie mogą być załączane wielojęzyczne standardowe formularze. Żeby sprawdzić, do których konkretnie dokumentów wydawanych w danym państwie członkowskim, mogą być załączane wspomniane formularze, skorzystaj z informacji zamieszonych pod tym adresem.

Podstawa prawna: