Uwierzytelnianie zagranicznych dokumentów urzędowych
Informacje zgodne ze stanem prawnym na dzień: 2025-07-01
Przed powrotem do Polski warto przyjrzeć się dokumentom, które chcemy lub zamierzamy wykorzystać po przyjeździe. Są to m.in. dokumenty stanu cywilnego, dokumenty notarialne, dyplomy uczelni wyższych czy dokumenty sądowe.
Legalizacja zagranicznych dokumentów urzędowych
Mimo zasady domniemania autentyczności zagranicznych dokumentów urzędowych w praktyce wymagane jest ich poświadczanie we właściwych instytucjach za granicą.
Poświadczanie odbywa się poprzez:
Apostille
Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą.
Apostille na polskich dokumentach urzędowych nadaje się, jeśli dokument ma być użyty za granicą w kraju, który jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Aktualny wykaz państw stron Konwencji haskiej z 1961 r. jest dostępny na stronie internetowej lub w Referacie ds. Legalizacji MSZ.
Dokument poświadczony apostille może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa z pominięciem dodatkowych legalizacji.
Apostille wydawana jest na wniosek posiadacza dokumentu.
lub
Legalizacja konsularna
Legalizacja to poświadczenie, że dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą.
Uproszczenie przedkładania dokumentów urzędowych w UE
Dnia 16 lutego 2019 r. weszło w życie i jest bezpośrednio stosowane rozporządzenie PE i Rady (UE) 2016/1191 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012, zwane dalej "rozporządzeniem 2016/1191".
Tekst tego rozporządzenia w języku polskim można znaleźć na tej stronie.
Zmiany wprowadzone przez Rozporządzenie UE:
1. Zniesienie legalizacji i apostille
Rozporządzenie znosi legalizację i apostille w odniesieniu do dokumentów urzędowych wydanych w jednym państwie członkowskim UE (dalej: PCz), które mają być przedstawione w innym PCz.
Zasada ta dotyczy wszystkich dokumentów objętych zakresem rozporządzenia 2016/1191, tj.: dokumentów z zakresu:
- stanu cywilnego: urodzenia, małżeństwa, zgonu, imienia i nazwiska, zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, związków partnerskich;
- adopcji;
- miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu;
- obywatelstwa;
- braku wpisu w rejestrze karnym;
- udziału w wyborach lokalnych i do Parlamentu Europejskiego.
Dokument wydany w innym państwie członkowskim UE w ww. zakresie, każdy organ polski, w jakimkolwiek postępowaniu, powinien przyjąć bez konieczności żądania jego legalizacji lub apostille, jeśli jest on wymagany do realizacji sprawy.
Warto wiedzieć
Rozporządzenie 2016/1191 nie reguluje kwestii uznawania skutków prawnych przedmiotowych dokumentów. Oznacza to, że organy polskie nie przyjmą dokumentu, który nie jest uznawany np.: zgodnie z zasadą porządku prawnego!
Informacje, jakie konkretnie dokumenty (ich nazwy) z danego kraju członkowskiego UE, objęte są zakresem rozporządzenia 2016/1191, znajdują się na portalu e-Sprawiedliwość.
2. Liberalizacja zasad przedkładania uwierzytelnionych tłumaczeń i kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem
Rozporządzenie 2016/1191 wskazuje, że:
- nie można żądać przedstawienia jednocześnie oryginału dokumentu urzędowego i jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem;
- jeśli prawo krajowe dopuszcza przedstawienie kopii dokumentu w danej procedurze, może być to kopia wykonana w innym państwie członkowskim UE;
- organy mają obowiązek przyjmowania uwierzytelnionych tłumaczeń dokumentów, jeśli są sporządzone zgodnie z prawem jednego z państwa członkowskiego UE;
- nie można żądać tłumaczenia dokumentu, jeśli jest do niego załączony wielojęzyczny formularz standardowy UE;
- państwa członkowskie mogą zadeklarować akceptację dokumentów w innych językach.
Warto wiedzieć
Polska nie zadeklarowała akceptacji dokumentów w innych językach. Organy polskie będą więc przyjmować dokumenty z innych państw członkowskich UE tylko z wielojęzycznym formularzem standardowym UE albo z tłumaczeniem uwierzytelnionym na język polski wykonanym w dowolnym państwie członkowskim UE.
Informacje o zasadach sporządzania kopii tłumaczeń w innych PCz znajdują się na stronie e-Sprawiedliwość.
3. Wprowadzenie wielojęzycznych standardowych formularzy
Wielojęzyczny standardowy formularz jest urzędowym tłumaczeniem załączanym do wybranych dokumentów urzędowych z zakresu urodzenia, potwierdzenia życia, zgonu, małżeństwa, zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa, stanu cywilnego, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, braku wpisu w rejestrze karnym. Formularz samodzielnie, a więc w oderwaniu od dokumentu, do którego został wydany, nie przedstawia żadnej wartości prawnej. Formularz wydawany jest na wniosek osoby uprawionej do otrzymania dokumentu urzędowego.
Warto wiedzieć
Każde z państw członkowskich samodzielnie określa wykaz dokumentów urzędowych, do których w tym państwie mogą być załączane wielojęzyczne standardowe formularze. Żeby sprawdzić, do których konkretnie dokumentów wydawanych w danym państwie członkowskim, mogą być załączane wspomniane formularze, skorzystaj z informacji zamieszonych pod tym adresem.
Podstawa prawna:
- Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r.
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
- Ustawa z dnia 7 lipca 2017 r. o Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej
- Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce
- Ustawa z dnia 22 marca 1989 r. o rzemiośle
- Ustawa z dnia 30 maja 1989 r. o izbach gospodarczych
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 15 czerwca 2018 r w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych szkół i placówek artystycznych
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych
- Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich unii europejskiej
Teksty aktów prawnych są dostępne w Internetowym Systemie Aktów Prawnych Kancelarii Sejmu RP
Aktualizacja: Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Referat ds. Legalizacji Departamentu Konsularnego MSZ
Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.powroty.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.
W przypadku treści aktualizowanych przez współpracujących z serwisem powroty.gov.pl ekspertów z ministerstw i innych publicznych instytucji odpowiedzialność za przekazane informacje ponoszą ww. instytucje.
Więcej informacji