Legalizacja zagranicznych dokumentów urzędowych
Informacje zgodne ze stanem prawnym na dzień: 2021-11-30
Legalizacja zagranicznych dokumentów urzędowych
Mimo zasady domniemania autentyczności zagranicznych dokumentów urzędowych w praktyce wymagane jest ich poświadczanie.
Poświadczanie odbywa się poprzez:
Apostille
Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą.
Apostille nadaje się, jeśli dokument ma być użyty za granicą w kraju, który jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Aktualny wykaz państw stron Konwencji haskiej z 1961 r. jest dostępny na stronie internetowej lub w Referacie ds. Legalizacji MSZ.
Dokument poświadczony apostille może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa z pominięciem dodatkowych legalizacji.
Apostille wydawana jest na wniosek posiadacza dokumentu.
lub
Legalizacja konsularna
Legalizacja to poświadczenie, że dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą.
Uproszczenie przedkładania dokumentów urzędowych w UE
Dnia 16 lutego 2019 r. weszło w życie i jest bezpośrednio stosowane rozporządzenie PE i Rady (UE) 2016/1191 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012, zwane dalej "rozporządzeniem 2016/1191".
Tekst tego rozporządzenia w języku polskim można znaleźć na tej stronie.
Zmiany wprowadzone przez Rozporządzenie UE:
1. Zniesienie legalizacji i apostille
Rozporządzenie znosi legalizację i apostille w odniesieniu do dokumentów urzędowych wydanych w jednym państwie członkowskim UE (dalej: PCz), które mają być przedstawione w innym PCz.
Zasada ta dotyczy wszystkich dokumentów objętych zakresem rozporządzenia 2016/1191, tj.: dokumentów z zakresu:
- stanu cywilnego: urodzenia, małżeństwa, zgonu, imienia i nazwiska, zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, związków partnerskich;
- adopcji;
- miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu;
- obywatelstwa;
- braku wpisu w rejestrze karnym;
- udziału w wyborach lokalnych i do Parlamentu Europejskiego.
Dokument wydany w innym państwie członkowskim UE w ww. zakresie, każdy organ polski, w jakimkolwiek postępowaniu, powinien przyjąć bez konieczności żądania jego legalizacji lub apostille, jeśli jest on wymagany do realizacji sprawy.
Warto wiedzieć
Rozporządzenie 2016/1191 nie reguluje kwestii uznawania skutków prawnych przedmiotowych dokumentów. Oznacza to, że organy polskie nie przyjmą dokumentu, który nie jest uznawany np.: zgodnie z zasadą porządku prawnego!
Informacje, jakie konkretnie dokumenty (ich nazwy) z danego kraju członkowskiego UE, objęte są zakresem rozporządzenia 2016/1191, znajdują się na portalu e-Sprawiedliwość.
2. Liberalizacja zasad przedkładania uwierzytelnionych tłumaczeń i kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem
Rozporządzenie 2016/1191 wskazuje, że:
- nie można żądać przedstawienia jednocześnie oryginału dokumentu urzędowego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem;
- jeśli prawo krajowe dopuszcza przedstawienie kopii dokumentu w danej procedurze, może być to kopia wykonana w innym państwie członkowskim UE;
- organy mają obowiązek przyjmowania uwierzytelnionych tłumaczeń dokumentów, jeśli są sporządzone zgodnie z prawem jednego z państwa członkowskiego UE;
- nie można żądać tłumaczenia dokumentu, jeśli jest do niego załączony wielojęzyczny formularz standardowy UE;
- państwa członkowskie mogą zadeklarować akceptację dokumentów w innych językach.
Warto wiedzieć
Polska nie zadeklarowała akceptacji dokumentów w innych językach. Organy polskie będą więc przyjmować dokumenty z innych państw członkowskich UE tylko z wielojęzycznym formularzem standardowym UE albo z tłumaczeniem uwierzytelnionym na język polski wykonanym w dowolnym państwie członkowskim UE.
Informacje o zasadach sporządzania kopii tłumaczeń w innych PCz znajdują się na stronie e-Sprawiedliwość.
3. Wprowadzenie wielojęzycznych standardowych formularzy
Wielojęzyczny standardowy formularz jest urzędowym tłumaczeniem załączanym do wybranych dokumentów urzędowych z zakresu urodzenia, potwierdzenia życia, zgonu, małżeństwa, zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa, stanu cywilnego, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, braku wpisu w rejestrze karnym. Formularz samodzielnie, a więc w oderwaniu od dokumentu, do którego został wydany, nie przedstawia żadnej wartości prawnej. Formularz wydawany jest na wniosek osoby uprawionej do otrzymania dokumentu urzędowego.
Warto wiedzieć
Każde z państw członkowskich samodzielnie określa wykaz dokumentów urzędowych, do których w tym państwie mogą być załączane wielojęzyczne standardowe formularze. Żeby sprawdzić, do których konkretnie dokumentów wydawanych w danym państwie członkowskim, mogą być załączane wspomniane formularze, skorzystaj z informacji zamieszonych pod tym adresem.
Podstawa prawna:
Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012
Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
Ustawa z dnia 7 lipca 2017 r. o Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce
Ustawa z dnia 22 marca 1989 r. o rzemiośle
Ustawa z dnia 30 maja 1989 r. o izbach gospodarczych
Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 15 czerwca 2018 r w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych szkół i placówek artystycznych
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych
Teksty aktów prawnych są dostępne w Internetowym Systemie Aktów Prawnych Kancelarii Sejmu RP
Aktualizacja: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
Wszystkie treści i materiały zamieszczane na portalu www.powroty.gov.pl, opracowywane przez grupę redakcyjną, mają charakter informacyjny. Redakcja portalu dokłada wszelkich starań, aby informacje w nim zawarte były rzetelne i wiarygodne. Nie stanowią one wiążącej interpretacji przepisów prawnych.
W przypadku treści aktualizowanych przez współpracujących z serwisem powroty.gov.pl ekspertów z ministerstw i innych publicznych instytucji odpowiedzialność za przekazane informacje ponoszą ww. instytucje.
Więcej informacji