Informacje zgodne ze stanem prawnym na dzień: 2020-06-29

Legalizacja zagranicznych dokumentów urzędowych

Mimo zasady domniemania autentyczności zagranicznych dokumentów urzędowych w praktyce wymagane jest ich poświadczanie.

Poświadczanie odbywa się poprzez:

• Apostille

  Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą.

  Apostille nadaje się, jeśli dokument ma być użyty za granicą w kraju, który jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Aktualny wykaz państw stron Konwencji haskiej z 1961 r. jest dostępny na stronie internetowej lub w Referacie ds. Legalizacji MSZ.

  Dokument poświadczony apostille może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa z pominięciem dodatkowych legalizacji.

  Apostille wydawana jest na wniosek posiadacza dokumentu.

lub

• Legalizacja konsularna

  Legalizacja to poświadczenie, że dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą.

  Legalizacji dokonuje się, jeśli dokument ma być przeznaczony do obrotu prawnego w kraju, który nie jest stroną konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.

  Pamiętaj, że zalegalizowany w MSZ dokument może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa dopiero po dokonaniu dodatkowej legalizacji w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym danego państwa akredytowanym na terytorium RP.

  Dokument legalizuje się na wniosek posiadacza dokumentu.

Więcej informacji na temat legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Uproszczenie przedkładania dokumentów urzędowych w UE

Dnia 16 lutego 2019 r. weszło w życie i jest bezpośrednio stosowane rozporządzenie PE i Rady (UE) 2016/1191 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012, zwane dalej "rozporządzeniem 2016/1191".

Tekst tego rozporządzenia w języku polskim można znaleźć na tej stronie.

Zmiany wprowadzone przez Rozporządzenie UE:

• zniesienie legalizacji i apostille

Rozporządzenie znosi legalizację i apostille w odniesieniu do dokumentów urzędowych wydanych w jednym państwie członkowskim UE (dalej: PCz), które mają być przedstawione w innym PCz.

Zasada ta dotyczy wszystkich dokumentów objętych zakresem rozporządzenia 2016/1191, tj.:
dokumentów z zakresu:

• stanu cywilnego: urodzenia, małżeństwa, zgonu, imienia i nazwiska, zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, związków partnerskich;
• adopcji;
• miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu;
• obywatelstwa;
• braku wpisu w rejestrze karnym;
• udziału w wyborach lokalnych i do Parlamentu Europejskiego.

Dokument wydany w innym państwie członkowskim UE w ww. zakresie, każdy organ polski, w jakimkolwiek postępowaniu, powinien przyjąć bez konieczności żądania jego legalizacji lub apostille, jeśli jest on wymagany do realizacji sprawy.

Warto wiedzieć

Rozporządzenie 2016/1191 nie reguluje kwestii uznawania skutków prawnych przedmiotowych dokumentów. Oznacza to, że organy polskie nie przyjmą dokumentu, który nie jest uznawany np.: zgodnie z zasadą porządku prawnego!

Informacje, jakie konkretnie dokumenty (ich nazwy) z danego kraju członkowskiego UE, objęte są zakresem rozporządzenia 2016/1191, docelowo znajdziesz na portalu E-sprawiedliwość.

• liberalizacja zasad przedkładania uwierzytelnionych tłumaczeń i kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem

Rozporządzenie 2016/1191 wskazuje, że:

• nie można żądać przedstawienia jednocześnie oryginału dokumentu urzędowego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem;
• jeśli prawo krajowe dopuszcza przedstawienie kopii dokumentu w danej procedurze, może być to kopia wykonana w innym państwie członkowskim UE;
• organy mają obowiązek przyjmowania uwierzytelnionych tłumaczeń dokumentów, jeśli są sporządzone zgodnie z prawem jednego z państwa członkowskiego UE;
• nie można żądać tłumaczenia dokumentu, jeśli jest do niego załączony wielojęzyczny formularz standardowy UE;
• państwa członkowskie mogą zadeklarować akceptację dokumentów w innych językach.

Warto wiedzieć

Polska nie zadeklarowała akceptacji dokumentów w innych językach. Organy polskie będą więc przyjmować dokumenty z innych państw członkowskich UE tylko z wielojęzycznym formularzem standardowym UE albo z tłumaczeniem uwierzytelnionym na język polski wykonanym w dowolnym państwie członkowskim UE.

Informacje o zasadach sporządzania kopii tłumaczeń w innych PCz znajduje się na stronie e-sprawiedliwość. 

• wprowadzenie wielojęzycznych standardowych formularzy

Wielojęzyczny standardowy formularz jest urzędowym tłumaczeniem załączanym do wybranych dokumentów urzędowych z zakresu urodzenia, potwierdzenia życia, zgonu, małżeństwa, zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa, stanu cywilnego, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, braku wpisu w rejestrze karnym. Formularz samodzielnie, a więc w oderwaniu od dokumentu, do którego został wydany, nie przedstawia żadnej wartości prawnej. Formularz wydawany jest na wniosek osoby uprawionej do otrzymania dokumentu urzędowego.

Warto wiedzieć

Każde z państw członkowskich samodzielnie określa wykaz dokumentów urzędowych, do których w tym państwie mogą być załączane wielojęzyczne standardowe formularze. Żeby sprawdzić, do których konkretnie dokumentów wydawanych w danym państwie członkowskim, mogą być załączane wspomniane formularze, skorzystaj z informacji zamieszonych pod tym adresem.

Podstawa prawna: