Na czym polega transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa? - Powroty.gov.pl

Transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa to rejestracja aktu małżeństwa w polskich rejestrach urzędu stanu cywilnego. Wniosek możesz złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego lub we właściwym terytorialnie urzędzie konsularnym RP.

Istnieje możliwość powierzenia tej sprawy innej osobie. Wówczas pełnomocnik dołącza do kompletu dokumentów oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo musi wskazywać kto, kogo, do jakiej czynności upoważnia i musi być przez ciebie podpisane wraz ze wskazaniem daty.

Jeśli zdecydujesz się złożyć wniosek w konsulacie RP możesz go dostarczyć osobiście lub wysłać pocztą. W przypadku przesyłania dokumentów drogą korespondencyjną należy jednak uprzednio wysłać ich skany drogą mailową celem przeprowadzenia wstępnej weryfikacji przez konsula. Dopiero po otrzymaniu informacji zwrotnej o poprawności dokumentów należy wysłać ich oryginały do urzędu. Informacja o sposobie wniesienia opłaty konsularnej jest przekazywana w momencie doręczenia dokumentów do urzędu. Po wpływie opłaty konsularnej na rachunek bankowy konsul przystępuje do realizacji czynności. Konsul niezwłocznie przekaże twój wniosek do wskazanego przez ciebie kierownika urzędu stanu cywilnego oraz poinformuje cię o spodziewanym terminie realizacji wniosku przez USC. 

Wniosek możesz złożyć sam bez obecności małżonka, ale w takim wypadku oświadczenie o wyborze nazwiska, będziesz mógł złożyć tylko dla siebie. Małżonek, który nie składa wniosku o transkrypcję pozostanie przy dotychczasowym nazwisku, a dzieci zrodzone z takiego związku będą nosić nazwisko dwuczłonowe składające się z nazwiska matki i dodanego do niego nazwiska męża. Oczywiście to ograniczenie nie będzie miało zastosowania, jeżeli informacja o wyborze nazwiska została zawarta w treści zagranicznego aktu małżeństwa.

Jakie dokumenty musisz złożyć?

W celu dokonania transkrypcji aktu małżeństwa wymagane są następujące dokumenty:

• wniosek,
• oryginał zagranicznego aktu lub odpisu aktu małżeństwa wraz z jego tłumaczeniem na język polski,
• oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa, jeżeli działasz przez pełnomocnika,
• oryginał dowodu uiszczenia opłaty skarbowej lub wydruk (skan wydruku) przelewu bankowego.

Dokumenty w języku obcym muszą zostać przetłumaczone przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
• tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
• konsula.

Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:

• dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula,
• dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.

W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium RP dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP.

Nie wymagają tłumaczenia odpisy skrócone aktów małżeństw na drukach wielojęzycznych wystawione zgodnie z Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzoną w Wiedniu 8 września 1976 r.

Jeżeli w zagranicznym akcie małżeństwa nie ma informacji na temat nazwiska noszonego przez małżonków po zawarciu małżeństwa – możesz przy składaniu wniosku o transkrypcję dołączyć oświadczenia w tej sprawie. W każdym czasie możesz dołączyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego lub konsulem, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie możesz również złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Dodatkowo jeśli dane w zagranicznym akcie małżeństwa zostały zapisane bez polskich znaków do wniosku o transkrypcję powinieneś złożyć wniosek o dostosowanie pisowni w polskim akcie małżeństwa do reguł pisowni polskiej lub wniosek o sprostowanie danych w oparciu o akty urodzenia.

W jakim terminie dokonywana jest transkrypcja?

Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

Wnioski o transkrypcję aktu małżeństwa załatwiane są niezwłocznie.  Jeśli załatwienie sprawy wymaga postępowania wyjaśniającego - nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania.

Po transkrypcji aktu małżeństwa otrzymasz odpis zupełny aktu małżeństwa.

Polski odpis zupełny aktu odbierzesz osobiście w urzędzie stanu cywilnego lub konsulacie albo może zostać wysłany pocztą.

Jeśli została wydana decyzja administracyjna o odmowie dokonania transkrypcji przysługuje ci prawo odwołania się od tej decyzji. Odwołanie wnosisz do właściwego miejscowo wojewody w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.

Kierownik urzędu stanu cywilnego może odmówić dokonania przeniesienia zagranicznego aktu małżeństwa (transkrypcji), jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż małżeństwo,
• zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
• byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Justyna Krasowska (Powroty.gov.pl)

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.

Źródło:

https://bip.um.wroc.pl/sprawa-do-zalatwienia/5857/akt-malzenstwa-transkrypcja-zagranicznego-aktu-malzenstwa-przeniesienie-zagranicznego-aktu-malzenstwa-do-rejestru-stanu-cywilnego

https://www.gov.pl/web/holandia/transkrypcja-zagranicznego-aktu-malzenstwa