Kopiowanie dowodów osobistych w firmach – co naprawdę zmienia nowe prawo?
Prawie każdy z nas spotkał się z kserowaniem i skanowaniem dowodów tożsamości oraz innych dokumentów, na których widniały dane osobowe. Praktykowali je zarówno pracodawcy, jak i wypożyczalnie sprzętu sportowego oraz hotele.
12 lipca zaczęły obowiązywać zmiany w ustawie o dokumentach publicznych. Kopiowanie dokumentów nie jest już dopuszczalne. Czy jednak wcześniej było ono dozwolone? Jak właściwie nowe przepisy wpłyną na praktyki firm? Wątpliwości rozwiewa ekspert ODO 24.
Znowelizowana ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych wprowadza odpowiedzialność karną do 2 lat pozbawienia wolności za wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego. Wyjątek stanowią jedynie przypadki jednoznacznie wskazane w innych przepisach prawa, np. związane z postępowaniami przed urzędami państwowymi. Za replikę dokumentu publicznego uznaje się kopię lub odwzorowanie, jeśli jej wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału. Dozwolone są wydruki komputerowe i dokonywanie kserokopii do celów urzędowych oraz służbowych i zawodowych, a także na użytek osoby, dla której dany dokument zostały wydany.
To, czy firma będzie mogła nadal kopiować zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej dokumenty publiczne zależy od regulacji, którym podlega branża, w jakiej funkcjonuje. Warto jednak podkreślić, że kserowanie dowodów osobistych od dawna było ograniczone do konkretnych przepisów, np. prawa bankowego czy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy. Przepisy karne także obowiązywały już wcześniej – w ustawie o ochronie danych osobowych. Jeśli firma do tej pory nie przetwarzała zbyt szerokiego zakresu danych osobowych, nie powinna obawiać się nowych przepisów.
dr Paweł Mielniczek, ODO 24
Zmiany w ustawie o dokumentach publicznych mają przede wszystkim „uderzyć” w tzw. dowody kolekcjonerskie oraz przyczynić się do ograniczenia kradzieży tożsamości i podszywania się pod inne osoby. Często słyszymy doniesienia o wyłudzaniu kredytów i pożyczek czy spłacaniu rat za sprzęt RTV i AGD przez osoby, które nawet nie planowały go kupić. Teraz skala tych przestępstw ma się zmniejszyć.
Pracodawcy powinni zadbać o to, aby wszystkie zatrudnione osoby mające styczność z plikami na których widnieją dane osobowe, były odpowiednio przeszkolone. Wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy, że dokumenty publiczne to nie tylko dowód osobisty, paszport i prawo jazdy. Zalicza się do nich także m.in. akt ślubu, Kartę Polaka oraz patent żeglarza. Wiedza w tym zakresie jest istotna.
dr Paweł Mielniczek, ODO 24
Alternatywą dla kopiowania dokumentów tożsamości oraz innych zawierających dane osobowe jest spisywanie z nich niezbędnych informacji, po okazaniu przez właściciela. To one w rzeczywistości są potrzebne do ubiegania się o rekompensatę, w tym również finansową, za choćby zniszczenie lub zgubienie wypożyczonych akcesoriów sportowych lub dewastację pokoju hotelowego.
Zobacz podobne artykuły:
Aneks do umowy o pracę – kiedy można go zastosować? Zawarcie umowy o pracę nie oznacza, że warunki zatrudnienia nie mogą ulec zmianie. Pracodawca ma prawo zmodyfikować postanowienia umowy o pracę, jednak pracownik nie musi się z nimi zgodzić. Podpowiadamy, w jakich przypadkach pracodawca może zastosować aneks do umowy o pracę bez konieczności zawierania nowej umowy.
Umowa na czas określony a ciąża Kobiety zatrudnione na podstawie umowy o pracę, będące w ciąży, często zastanawiają się, czy umowa zawarta na czas określony zostanie przedłużona, gdy urodzi się dziecko. Podpowiadamy kiedy taka umowa może być przedłużona oraz czy kobieta nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego.
Obniżenie wymiaru czasu pracy w związku z rodzicielstwem Dla rodzica, który chce pozostać aktywny zawodowo, obniżenie wymiary etatu jest sporym udogodnieniem. Podpowiadamy, kto z takiego przywileju może skorzystać.
Dni wolne w 2021 roku w Polsce Kto z nas nie lubi dodatkowych dni wolnych? Wiele osób czeka na nie z utęsknieniem i planuje wyjazdy z dużym wyprzedzeniem. Jak się okazuje, Polska na tle innych krajów, ma całkiem sporo dni ustawowo wolnych. Jak pod tym względem będzie prezentował się rok 2021?
Ciąża a praca w godzinach nadliczbowych i nocnych Z punktu widzenia prawa pracy, ciąża jest okresem, w którym kobieta jest szczególnie chroniona. Przepisy jasno określają przywileje pracownicy oraz obowiązki pracodawcy. Jedną z przesłanek, stanowiącą troskę o zdrowie kobiety i płodu, jest zakaz zatrudniania kobiety w ciąży w godzinach nadliczbowych i nocnych.
Wynagrodzenie a zajęcie komornicze Wynagrodzenie ze stosunku pracy podlega egzekucji w zakresie określonym w przepisach Kodeksu pracy. Komornik sądowy ma obowiązek wysłać zarówno do pracownika, jak i jego pracodawcy odpisy zajęcia komorniczego. Jaką część wynagrodzenia za pracę może zająć komornik? Jaka jest kwota wolna od potrąceń z wynagrodzenia za pracę?
Dni wolne na poszukiwanie pracy Pracodawca wypowiedział z Tobą umowę o pracę? Sprawdź, czy przysługują Ci dodatkowe dni wolne na poszukiwanie nowej pracy!
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych Kodeks pracy definiuje podnoszenie kwalifikacji zawodowych jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z dokształcaniem swoich pracowników?
