Urodzenie, zawarcie małżeństwa czy zgon są w Polsce odnotowywane i rejestrowane w urzędach stanu cywilnego. Rejestracja skutkuje wydaniem polskich aktów stanu cywilnego - aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu. Czy w przypadku, gdy zdarzenia te mają miejsce za granicą, urzędy w Polsce odnotowują to w polskim rejestrze? Odpowiedź brzmi: „tak”, ale tylko pod warunkiem, że sprawę rejestracji zagranicznych aktów stanu cywilnego zainicjujemy w urzędzie stanu cywilnego.

Na wstępie warto określić, na czym polega transkrypcja zagranicznego dokumentu. Art. 104 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stanowi, że transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.

Oznacza to, że polski akt stanu cywilnego będzie odpowiadał treścią temu, który został wydany za granicą.

Ważne! Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o transkrypcję, ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.

Czy transkrypcja zagranicznych aktów stanu cywilnego jest obowiązkowa?

Transkrypcja jest obowiązkowa w trzech przypadkach, tj. dotyczy ona sytuacji, w których obywatel RP:

1. którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego;
2. ubiega się o polski dokument tożsamości lub
3. ubiega się o nadanie numeru PESEL.