Informacje zgodne ze stanem prawnym na dzień: 2026-06-25

Przed powrotem do Polski warto przyjrzeć się dokumentom, które chcemy lub zamierzamy wykorzystać po przyjeździe. Są to m.in. dokumenty stanu cywilnego, dokumenty notarialne, dyplomy uczelni wyższych czy dokumenty sądowe.

Apostille

Apostille to poświadczenie, że dany dokument urzędowy pochodzi z właściwego urzędu — apostille potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci urzędnika zagranicznego. Dzięki temu możesz posłużyć się zagranicznym dokumentem urzędowym w Polsce.

Apostille dotyczy państw, które podobnie jak Polska, są stronami Konwencji Haskiej znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych z dnia 5 października 1961 roku.  To oznacza, że aby móc posłużyć się dokumentem pochodzącym z państwa – strony Konwencji w Polsce, wystarczy, że w miejscowym urzędzie uzyskasz apostille.

Wykaz państw związanych konwencją oraz instytucji odpowiedzialnych za nadawanie klauzuli apostille w poszczególnych krajach jest dostępny na stronie Konferencji Haskiej Prawa Prywatnego Międzynarodowego (HCCH).

Poświadczeniu apostille nie podlegają  dokumenty administracyjne dotyczące bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

Apostille wydawana jest na wniosek posiadacza dokumentu.

Szczegółowe informacje informacje na temat uzyskania apostille znajdują się na stronach internetowych przedstawicielstw dyplomatycznych oraz urzędów konsularnych Rzeczypospolitej Polskiej.

Legalizacja konsularna

Legalizacja to poświadczenie, że dokument urzędowy pochodzi z właściwego urzędu — legalizując dokument, konsul potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci urzędnika zagranicznego. Dzięki temu możesz posłużyć się zagranicznym dokumentem urzędowym w Polsce.

Legalizacja dotyczy państw, które nie są stronami Konwencji Haskiej znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych z dnia 5 października 1961 roku, albo tych, wobec których przepisów Konwencji nie stosuje się z uwagi na sprzeciw Polski.

Konsul legalizuje wyłącznie oryginały i urzędowe odpisy dokumentów. Nie legalizuje się kserokopii oraz wydruków z systemów teleinformatycznych.

Dokumenty – przed złożeniem ich konsulowi – muszą zostać uwierzytelnione najpierw przez właściwy urząd kraju, z którego pochodzi dokument (superlegalizacja). W większości krajów takiego uwierzytelnienia dokonuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Sprawiedliwości albo inny urząd centralny.

Konsul odmawia legalizacji dokumentów, które nie zostały uprzednio uwierzytelnione (bez superlegalizacji).

Szczegółowe informacje na temat legalizacji znajdują się na stronach internetowych przedstawicielstw dyplomatycznych oraz urzędów konsularnych Rzeczypospolitej Polskiej.

Uproszczenie przedkładania dokumentów urzędowych w UE

Dnia 16 lutego 2019 r. weszło w życie i jest bezpośrednio stosowane rozporządzenie PE i Rady (UE) 2016/1191 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012, zwane dalej „rozporządzeniem 2016/1191”.

Tekst tego rozporządzenia w języku polskim można znaleźć na tej stronie.

Zmiany wprowadzone przez Rozporządzenie UE:

1. Zniesienie legalizacji i apostille

Rozporządzenie znosi legalizację i apostille w odniesieniu do dokumentów urzędowych wydanych w jednym państwie członkowskim UE (dalej: PCz), które mają być przedstawione w innym PCz.

Zasada ta dotyczy wszystkich dokumentów objętych zakresem rozporządzenia 2016/1191, tj.: dokumentów z zakresu:

• stanu cywilnego: urodzenia, małżeństwa, zgonu, imienia i nazwiska, zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, związków partnerskich;
• adopcji;
• miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu;
• obywatelstwa;
• braku wpisu w rejestrze karnym;
• udziału w wyborach lokalnych i do Parlamentu Europejskiego.

Dokument wydany w innym państwie członkowskim UE w ww. zakresie, każdy organ polski, w jakimkolwiek postępowaniu, powinien przyjąć bez konieczności żądania jego legalizacji lub apostille, jeśli jest on wymagany do realizacji sprawy.

2. Liberalizacja zasad przedkładania uwierzytelnionych tłumaczeń i kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem

Rozporządzenie 2016/1191 wskazuje, że:

• nie można żądać przedstawienia jednocześnie oryginału dokumentu urzędowego i jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem;
• jeśli prawo krajowe dopuszcza przedstawienie kopii dokumentu w danej procedurze, może być to kopia wykonana w innym państwie członkowskim UE;
• organy mają obowiązek przyjmowania uwierzytelnionych tłumaczeń dokumentów, jeśli są sporządzone zgodnie z prawem jednego z państwa członkowskiego UE;
• nie można żądać tłumaczenia dokumentu, jeśli jest do niego załączony wielojęzyczny formularz standardowy UE;
• państwa członkowskie mogą zadeklarować akceptację dokumentów w innych językach.

3. Wprowadzenie wielojęzycznych standardowych formularzy

Wielojęzyczny standardowy formularz jest urzędowym tłumaczeniem załączanym do wybranych dokumentów urzędowych z zakresu urodzenia, potwierdzenia życia, zgonu, małżeństwa, zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa, stanu cywilnego, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, braku wpisu w rejestrze karnym. Formularz samodzielnie, a więc w oderwaniu od dokumentu, do którego został wydany, nie przedstawia żadnej wartości prawnej. Formularz wydawany jest na wniosek osoby uprawionej do otrzymania dokumentu urzędowego.

Podstawa prawna: