Uzyskanie oficjalnej kopii aktu urodzenia, adopcji, zgonu, małżeństwa lub związku partnerskiego w Anglii i Walii jest stosunkowo prostym procesem. Dokumenty te są przechowywane przez General Register Office (GRO) i można je zamówić online, telefonicznie lub pocztą. W wielu przypadkach są one niezbędne do celów urzędowych, genealogicznych lub prawnych.

Aby zamówić certyfikat online, należy najpierw zarejestrować się na stronie internetowej General Register Office (GRO). Proces zamawiania trwa zwykle około 10 minut. Do złożenia zamówienia potrzebna jest karta debetowa lub kredytowa, ponieważ opłata pobierana jest w momencie składania wniosku.

Usługa ta może być również wykorzystana podczas tworzenia drzewa genealogicznego. Pomocne jest wtedy posiadanie numeru referencyjnego z indeksu GRO, który przyspiesza realizację zamówienia.

Koszt i czas oczekiwania na certyfikat

Standardowa opłata za wydanie certyfikatu wynosi £12.50. W takim przypadku dokument zostanie wysłany w ciągu około 4 dni po złożeniu wniosku.

Jeśli nie posiadamy numeru referencyjnego z indeksu GRO, konieczne będzie przeprowadzenie dodatkowego wyszukiwania w rejestrze. Wówczas:

• należy zapłacić £3.50 za każde wyszukiwanie,
• czas oczekiwania wydłuża się do około 15 dni roboczych.

Dla osób potrzebujących dokumentu szybciej dostępna jest usługa priorytetowa, która kosztuje £38.50. Jeżeli zamówienie zostanie złożone do godziny 16:00, certyfikat zostanie wysłany następnego dnia roboczego. Warto pamiętać, że dodatkowe kopie dokumentu kosztują tyle samo, co pierwsze zamówienie.

Jak uzyskać pomoc przy zamawianiu?

W przypadku problemów z zamówieniem lub pytań dotyczących certyfikatów można skontaktować się bezpośrednio z General Register Office.

General Register Office
Telefon: 0300 123 1837
Godziny pracy: poniedziałek – piątek, 8:00–18:00

Adres korespondencyjny:
General Register Office
PO Box 2
Southport
PR8 2JD
Wielka Brytania

Można również skorzystać z formularza kontaktowego online dostępnego na stronie GRO.

Rejestracja urodzeń i zgonów za granicą

Jeśli urodzenie lub zgon został zarejestrowany za granicą w Overseas Registration Unit należącej do Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO), kopii dokumentu nie można uzyskać z GRO do listopada następnego roku po rejestracji.

Jeżeli potrzebujemy dokumentu wcześniej, należy wysłać wiadomość e-mail zawierającą: imię i nazwisko osoby zarejestrowanej, datę rejestracji, numer referencyjny na adres: Overseas.RegistrationUnit@fcdo.gov.uk. Po wysłaniu wiadomości otrzymamy informację o sposobie uzyskania kopii oraz kosztach, które zwykle wynoszą około £50 plus opłaty kurierskie.

Inne sposoby zamówienia certyfikatu

Chociaż najwygodniejszym i najszybszym sposobem zamówienia certyfikatu jest skorzystanie z formularza online na stronie General Register Office, istnieją również inne metody uzyskania dokumentu. Jedną z nich jest zamówienie telefoniczne. W tym celu należy skontaktować się bezpośrednio z General Register Office pod wyżej podanym numerem telefonu. Podczas rozmowy konsultant poprosi o niezbędne informacje dotyczące osoby, której dotyczy certyfikat oraz dane do realizacji płatności.

Kolejną możliwością jest złożenie wniosku drogą pocztową. Aby to zrobić, należy pobrać i wypełnić odpowiedni formularz wniosku o wydanie certyfikatu GRO, a następnie wysłać go na adres wskazany na formularzu. Do wniosku należy dołączyć wymagane informacje oraz opłatę za wydanie dokumentu.

Certyfikat można również zamówić bezpośrednio w lokalnym urzędzie stanu cywilnego, w którym zostało zarejestrowane dane zdarzenie. W takim przypadku wniosek składa się bezpośrednio w odpowiednim urzędzie, który przechowuje wpis w rejestrze i może wydać kopię dokumentu. Urząd można wyszukać za pośrednictwem wyszukiwarki, po wpisaniu kodu pocztowego.

Uzyskanie odpisu aktu stanu cywilnego z urzędu za granicą za pośrednictwem konsula

W niektórych sytuacjach istnieje możliwość uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego z zagranicznego urzędu za pośrednictwem polskiej placówki konsularnej. W takim przypadku wniosek składa się w odpowiednim terytorialnym urzędzie konsularnym, który po otrzymaniu wymaganych dokumentów i opłaty przekazuje sprawę do właściwego urzędu za granicą. Nie trzeba wnioskować o dokument osobiście, urząd konsularny dopuszcza przesłanie wniosku za pośrednictwem poczty. Należy przedłożyć oryginał wniosku o wydobycie odpisu aktu stanu cywilnego, który będzie zawierał szczegóły zdarzenia stanu cywilnego, np. datę zawarcia małżeństwa, datę i miejsce zgonu lub urodzenia wraz z danymi osób, których akt dotyczy oraz wskazanie interesu prawnego wnioskodawcy. Opłata za wydobycie dokumentu za pośrednictwem konsula wynosi £35, plus dodatkowe koszty, które podyktowane są przez lokalny urząd stanu cywilnego.

Termin realizacji takiej procedury może wynosić do około 8 tygodni od momentu dokonania wpłaty na konto Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Czas oczekiwania zależy między innymi od tego, jak szybko wniosek zostanie zrealizowany przez właściwy urząd stanu cywilnego lub General Register Office.

Po uzyskaniu dokumentu oryginalny odpis aktu stanu cywilnego jest wysyłany pocztą na adres wskazany przez wnioskodawcę.

Podsumowanie

Uzyskanie kopii aktu urodzenia, małżeństwa czy zgonu w Anglii i Walii jest stosunkowo szybkie i proste. Najwygodniejszym sposobem jest zamówienie dokumentu przez Internet w General Register Office, co zajmuje zaledwie kilka minut. Standardowa opłata wynosi £12.50, a dokument zazwyczaj dociera w ciągu kilku dni. Istnieje również możliwość załatwienia dokumentu przez konsulat, który w imieniu wnioskodawcy wystąpi o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego.

Źródło:

https://www.gov.uk/order-copy-birth-death-marriage-certificate

https://www.gov.uk/government/publications/general-register-office-gro-certificate-application-forms

https://www.gov.pl/web/wielkabrytania/wydobycie-odpisow-akt-stanu-cywilnego-z-urzedu-za-granica